Командировки — неотъемлемая часть бизнес-процессов во многих компаниях. И если с точки зрения бизнеса это достаточно простой и предсказуемый процесс, то со стороны бухгалтерии не все так просто. С этим поможет разобраться Лолита Закирова, директор компании Axisа, занимающейся бухгалтерским аутсорсингом.
Командировка — это процесс, когда компания отправляет своего сотрудника на выполнение какой-либо работы вне основного места деятельности.
Командировка оформляется приказом, который должен завизировать первый руководитель или уполномоченное лицо. В приказе нужно указать сроки: с какого по какое число сотрудник отправляется в командировку, а также цель командировки.
Когда-то был документ — командировочное удостоверение. В 2019 году эту меру законодательно упразднили для госучреждений. А для остальных компаний этот документ перестал быть обязательным ещё раньше.
Отправить в командировку постороннего человека, который не является сотрудником, компания не может. То, что называется «командировка», применимо только для сотрудников.
Расходы, которые можно списать на командировку
Стоимость билетов
Стоимость билетов включается в командировочные, если есть подтверждение того, что сотрудник действительно летал или ездил. Для авиаперелётов подтверждением служит посадочный талон.
Затраты на проживание
В рамках командировочных расходов могут быть и затраты на проживание. Этот факт также должен быть подтвержден. Если вы не снимаете номер в гостинице, а арендуете жилье, то обязательно должен быть договор аренды. Все документы требуется правильно оформить.
Суточные
Суточные выплачиваются в обязательном порядке, однако есть ограничения, которые установлены законодательно в рамках ограничения дохода физических лиц. По Казахстану суточные ограничены размером в 6 МРП — эта сумма не будет дополнительно облагаться налогом. Командировка заграницу ограничена размером в 8 МРП.
Командировочные правильнее выдавать до отправления сотрудника в командировку. Важно объяснить сотруднику, что суточные являются доплатой за питание до стандартных жизненных потребностей. Нарушения никакого нет, если даже сотрудник потратил больше денег в командировке, и компания ему по приезду возмещает эти деньги.
Если это предусматривает политика компании, то деньги, которые не были потрачены в командировке, сотрудник должен вернуть обратно: эти средства были даны ему в подотчет, и естественно он за них должен отчитаться.
Командировка за границу
Бывает так, что предприниматели живут на две страны. В таком случае бизнесмен должен определить, где именно его постоянное место работы, и потом оформлять поездки как командировки.
При командировке за границу важно обращать внимание на валюту. Иногда компания выдает сотруднику средства в тенге, и он меняет их на нужную валюту. Если предприятие перечисляет деньги на карту, то сотрудник может оплачивать расходы безналичным расчетом. В таком случае списание происходит по курсу банка с учетом комиссии и конвертации. Желательно, чтобы сотрудник собирал все чеки и предоставил их бухгалтеру.
Если у сотрудника корпоративная карта, которой он расплачивается за пределами Казахстана, то возникают обязательства по валютному законодательству. Оно претерпело значительные изменения в прошлом году, и теперь банк-эмитент обязательно запрашивает подтверждение каждой транзакции.
Даже если вы сняли один доллар, вам придется объяснить, почему вы это сделали — поэтому необходимо иметь приказ о командировке. Очень важно подтвердить, что эти деньги командированный сотрудник направил не на терроризм или какие-то другие страшные вещи, а действительно потратил в рамках командировки. Если вы используете корпоративную карту, то за границей будьте осторожны.
ИП и ТОО — есть ли разница в оформлении командировки?
Если ИП отправляет сотрудника в командировку, то точно также как и в ТОО необходимо оформить все первичные документы. Сотрудник должен будет предоставить кучу чеков и авансовый отчет.
В компаниях, как правило, авансовый отчет на основе предоставленных документов и чеков делает бухгалтер, а не командированный сотрудник. Точно также как в ТОО, ИП фиксирует командирование сотрудника в системе, как расходы, уменьшая при этом налогооблагаемую прибыль.
***
Если в компании большой поток командировочных расходов, то этот блок бухгалтерии можно смело передать в аутсорсинг или взять бухгалтера, который будет заниматься только авансовыми расходами.
