Отпуск - одно из самых долгожданных и приятных событий в длинной череде рабочих дней. Поэтому крайне неприятно, когда отдых омрачен неожиданностями.
Представим себе ситуацию, когда в отпуск уходит ключевой работник, замыкающий на себе несколько ведущих бизнес-процессов. Действующее законодательство определяет обязательные шаги, которые необходимо сделать сотруднику и компании, при уходе в трудовой отпуск.
Настоящая статья не коснется законодательных требований к процедуре предоставления трудового отпуска.
В данной публикации мы поговорим о внутренних документах, содержащих больше этические нормы, которые могли бы помочь компании обойтись без конфликтов. Каждый из нас хотя бы раз побывал в ситуации, когда отпуск одного вызывает замешательство сотрудников: «У кого взять цифры для отчета?», «Мне не передана часть работы, из-за чего срывается мой личный план!» «Где хранятся учредительные документы компании?». Это только малая часть претензий, которые могут возникнуть к отдыхающему.
Возможно, в вашей организации есть Положение об отпусках. В этом случае уместно в нем предусмотреть процедуру передачи дел от работника, уходящего в оплачиваемый отпуск, сотрудникам, обязанным выполнять его функции в период отсутствия. Если такого Положения нет, достаточно ограничиться одним документом. Это действие можно оформить служебной запиской, где указать следующее:
- перечислить основные задачи, срок выполнения которых выпадает на период отпуска (например: отчеты, срок сдачи которых предусмотрен законодательством или внутренними актами работодателя). Указать сроки выполнения и сотрудника, которым будет выполнена работа вместо отдыхающего;
- указать, кто будет отвечать за входящую корреспонденцию (отдельно - электронные письма, отдельно - бумажные письма, посылки и т.д.)
- распределить должностные функции между работниками;
- если в отпуск уходит руководитель, указать, кто вместо него будет выполнять обязательные мероприятия, связанные с планированием, отчетностью и т.п.
Завершающим шагом оформления документа будет подписание непосредственным руководителем. Помимо этого, следует уведомить всех коллег о предстоящем уходе в отпуск.
Возможно, внедряя такую процедуру, вы столкнетесь с нежеланием ее выполнять. Одним из аргументов, который поможет преодолеть сопротивление работников нововведениям, станет гарантия того, что отдыхающего не будут постоянно дергать звонками «по пустякам» и, самое главное, у работодателя не будет повода для отзыва из трудового отпуска.
Предварительная подготовка работника к собственному отпуску поможет оставшимся на местах сотрудникам, ориентироваться в дополнительных обязанностях, исключит панику, которая возникает при отсутствии специалиста на рабочем месте. Да и сам отдыхающий проведет отпуск у моря или на любимом диване у телевизора без потрясений.
