Единая кадровая система (ЕКС)  - представляет собой современную цифровую платформу, предназначенную для автоматизации кадрового учета в государственных учреждениях.

На одной платформе аккумулируются основные сведения о сотрудниках: 

• данные о месте работы, 

• трудовом стаже, 

• отпусках, 

• временной нетрудоспособности,

• сроках действия трудовых договоров и другие кадровые данные

Единая кадровая система (ЕКС) объединяет сразу четыре направления работы: 

• кадровое делопроизводство, 

• HR-процессы, 

• расчет заработной платы и 

• управление жилищным фондом.

Особое внимание уделено подбору персонала. В HR-подсистеме реализован принцип меритократии: при появлении вакансии система сначала ищет подходящих кандидатов среди сотрудников подведомственной организации, затем — в системе УДП и только после этого обращается к внешним источникам.

Алгоритм подбора оценивает кандидатов по трем ключевым параметрам — знаниям, образованию и стажу. Такой подход позволяет сделать процедуру выбора более последовательной и объективной.

ЕКС также помогает контролировать возможные родственные связи. Система автоматически выявляет аффилированность и показывает информацию о родственниках, работающих как в конкретном предприятии, так и в других организациях системы УДП.

Цифровые инструменты позволяют автоматически оценивать соответствие работников занимаемым должностям, формировать «объективку» по кандидатам и создавать кадровый резерв. Причем резерв можно вести не только внутри отдельного предприятия, но и на уровне всей системы УДП.

Для сотрудников, которые соответствуют требованиям для включения в кадровый резерв, но нуждаются в дополнительном развитии, система формирует индивидуальный план обучения. Он в дальнейшем учитывается при планировании повышения квалификации работников.

Отдельный блок аналитики позволяет оценивать эффективность кадрового резерва: сколько сотрудников включено в резерв, сколько прошли обучение, повысили квалификацию и получили назначения на вакантные должности. Также система показывает уровень и причины текучести среди резервистов.

Кадровое делопроизводство полностью стандартизировано: в ЕКС предусмотрены шаблоны документов на всех этапах трудовых отношений — от приема до увольнения. Система также формирует кадровую отчетность, включая данные о численности персонала, текучести и причинах отсутствия сотрудников.

Еще два направления — начисление заработной платы и жилищный фонд. Последний позволяет вести учет служебного жилья, отслеживать его состояние и движение, а также контролировать очередь работников, нуждающихся в улучшении жилищных условий.

Система соответствует требованиям Трудового кодекса РК и требованиям информационной безопасности. При этом ее архитектура позволяет дорабатывать и масштабировать функционал под новые задачи организаций.

Для повышения эффективности работы специалисты Инженерно-технического центра УДП интегрировали ЕКС с государственными базами данных «Физические лица» МЮ РК, Enbek.kz Минтруда и «Е-қызмет» Агентства по делам государственной службы.