Цифровая кадровая система (далее – система) – это цифровая система, предназначенная для автоматизации кадровых процессов в государственных учреждениях и субъектах квазигосударственного сектора, а также для сбора, хранения, передачи и обработки информации, содержащейся в ней.

Законом РК от 12 июня 2026 года № 311-VIII Трудовой кодекс дополнен новой главой 12-1, регулирующей особенности ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.

В электронной форме будут осуществляться основные кадровые процедуры, включая прием на работу, переводы, поощрения, применение дисциплинарных взысканий и прекращение трудовых отношений. Также цифровой формат предусматривает проведение отбора кандидатов и иных кадровых процессов.

Для государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора использование цифровой кадровой системы становится обязательным. Порядок ее функционирования будет определяться уполномоченным органом по делам государственной службы.

Приказом председателя Агентства по делам государственной службы от 18 августа 2026 года № 147 утверждены Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе, которые вводятся в действие с 1 сентября 2026 года.

Правила разработаны в соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового кодекса. Они задают порядок кадровых процессов в единой цифровой системе для государственных учреждений и квазигосударственного сектора. 

Речь идёт об:

• оформлении приёма на работу, 

• перемещений, 

• поощрений, 

• дисциплинарных взысканий, 

• прекращения трудовых отношений и

• отбора претендентов.

Кадровые процессы – это совокупность действий по оформлению, ведению, учету и хранению документов, связанных с приемом на работу, осуществлением трудовой деятельности, включая документирование перемещения, поощрения, привлечения к дисциплинарной ответственности, прекращением трудовых отношений, а также с осуществлением отбора претендентов и иными кадровыми процедурами;

Кадровые сведения – это сведения, связанные с работниками организаций, их супругами и близкими родственниками, являющимися гражданами Республики Казахстан, необходимые для достоверного, корректного, полноценного и своевременного ведения кадровых процессов в системе;

На кого распространяются Правила ведения кадровых процессов в цифровой кадровой системе

Правила касаются государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора. Они не распространяются на государственные органы с собственными цифровыми кадровыми системами, на учреждения в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны и его ведомства, а также на юридические лица, где акционером или участником выступает Национальный банк.

Не подпадают под Правила и документы со сведениями, которые составляют государственные секреты. Организации, уже подключённые к Единой кадровой системе (ЕКС), продолжают работу в ней по новым Правилам.

Какие данные о работнике и его родственниках вносят в ЕКС 

Организации вносят в ЕКС данные о работнике, индивидуальные идентификационные номера (ИИН) его близких родственников, являющихся гражданами Казахстана, а также сведения о прежних местах работы.

По прежним работодателям указывают бизнес-идентификационные номера организаций или индивидуальные идентификационные номера индивидуальных предпринимателей, если такие данные есть. Эти сведения нужны для выявления конфликта интересов по антикоррупционному законодательству.

Если работник не может представить номера родственников и прежних работодателей, работодатель получает их из цифровых систем сам. 

Как ЕКС контролирует сроки и нарушения трудового законодательства

Система следит за соблюдением сроков кадровых процедур и автоматически уведомляет ответственных лиц о наступлении контрольных дат. Через анализ данных ЕКС уполномоченный государственный орган по труду отслеживает, как организации соблюдают трудовое законодательство.

Электронные документы кадровых процессов хранят, архивируют и уничтожают в установленном порядке с сохранением их юридической силы. При работе в системе организации соблюдают требования законодательства о кибербезопасности и Закона «О персональных данных и их защите».

Как организации подключают к ЕКС

Кадровые процессы организации ведут в ЕКС. Если у организации есть собственная система, она обеспечивает передачу кадровых сведений через интеграцию с ЕКС. Круг организаций для подключения определяет уполномоченный орган, то есть Агентство по делам государственной службы. 

Подключение к ЕКС проходит в течение квартала, следующего за кварталом, когда Агентство направило письмо о необходимости подключиться. При высокой нагрузке на систему срок продлевают, но не больше чем на три квартала.