Главный принцип аутсорсинга — оставить за своей компанией только то, что она делает лучше других, и отдать внешнему подрядчику то, что он делает лучше других.
Предприниматель может не держать собственный штат бухгалтеров, а передать бухгалтерию на аутсорсинг: учёт будет вести другая компания по договору, а он сможет уделять больше времени другим задачам и заниматься развитием бизнеса. Передача бухгалтерии на аутсорсинг — выгодное решение, но это и серьёзный шаг для компании.
О том, как устроен бухгалтерский аутсорсинг изнутри и что это значит для бизнеса, рассказала директор компании Axisа Лолита Закирова.
Внутренняя кухня бухгалтерского аутсорсинга
Команда
В команде есть специалисты несколько уровней. Они берут разную работу, в зависимости от её сложности.
Помощник бухгалтера обслуживает компанию клиента в части операционной системы, подготавливает первичные документы, выписывает СНТ, занимается виртуальным складом.
Бухгалтер подключается, когда нужно составить налоговую отчетность, начислить зарплату сотрудникам и прочее. Бухгалтер — это более квалифицированный сотрудник, чем помощник. Чтобы занять эту позицию, например, в компании Axisа, нужно иметь профессиональный сертификат.
Главный или ведущий бухгалтер стоит над помощником бухгалтера и бухгалтером. Он проверяет работу команды по определенной системе качества.
Договор и оплата услуг
На стадии заключения договора с компания-аутсорсер обсуждает с клиентом каждый момент, начиная с того, как клиент видит работу аутсорсинговой компании, какие услуги он хочет получить.
Если бизнес крупный, то можно сначала передать на аутсорсинг часть задач: например, заработную плату и кадровый учёт. Тогда не придется думать: пришел ли бухгалтер сегодня на работу, не заболел ли он, как пойдет в отпуск — за это будет полностью отвечать аутсорсинговая компания. Для среднего или малого бизнеса будет дешевле и удобнее отдать внешнему подрядчику все службы, не относящиеся к коммерческой деятельности.
Если говорить о так называемой абонентской плате, то с клиентом согласовывают количество документов, количество сотрудников — и фиксируют это в контракте. Сразу оговаривают дополнительные услуги, которые будут тарифицировать отдельно. Например, часто составление налоговой отчетности тарифицируется, как дополнительная услуга, потому что многие компании сдают отчетность не раз в месяц, а раз в квартал, раз в полгода, год. При желании клиента их можно включить в абонентскую плату, но это тоже требует предварительного обсуждения.
Из практики Axisa:
«Клиент отдает 100% предоплату за месяц работы, и так каждый месяц до 10 числа. Счет на оплату за дополнительные услуги мы выставляем в конце месяца».
Консультационные услуги аутсорсинговая компания на этапе заключения договора предлагает включать в основной пакет. Это значительно дешевле, чем потом приобретать их отдельно, а у предпринимателя зачастую возникает много вопросов. При этом если у клиента в договоре не прописаны консультации, но вопрос не сложный и не сильно отвлекающий от рабочего процесса, то специалисты отвечают на него бесплатно.
Дополнительными платными услугами считаются:
- вопросы, которые требуют поднять законодательство, перепроверить, что прописано в статье на сегодняшний день;
- письменный ответ;
- дополнительные вопросы после основного вопроса.
Проблемы и их решение
При возникновении проблем аутсорсинговая компания старается решать их, если это возможно, без вмешательства владельца бизнеса. Но в любом случае аутсорсер ставит его в известность.
Например, марте 2021 года налоговые органы запустили камеральный контроль, и за совсем незначительные суммы, которые были не оплачены, предпринимателям арестовывали счета. Клиенты приходили именно с этой проблемой и вопросами: «Нам заблокировали счёт. Что делать? Куда бежать?» С такими проблемами бухгалтерский аутсорсинг регулярно сталкивается и знает, как их решать. Клиенты оценили и по сей день продолжают обслуживаться.
Бывает, что ошибки совершает сам предприниматель. Особенно, в период карантина, когда у бизнеса нет денег. Аутсорсинговая компания должна всегда предупреждать клиента о том, что важно заплатить налоги в срок, независимо от локдауна или каких-либо других причин. В случае, если налоги не были оплачены в срок по вине предпринимателя и его счёт заблокировали, то услуги по разблокировке счета, аутсорсинг будет считать как дополнительную услугу, которую нужно будет оплатить отдельно.
Если же, ошибка произошла по вине аутсорсера, то компания возместит ущерб и исправит их бесплатно. Однако при передаче ведения бухгалтерии аутсорсинговой компании, вероятность ошибок снижается в разы благодаря тройной системе контроля качества.
***
Польза от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг весьма ощутима. Это помогает заметно снизить расходы, а также обеспечить предприятию своевременную сдачу отчётности в налоговую и тем самым избежать штрафов, пеней и других санкций. В США и некоторых европейских странах более 90% компаний обращаются за услугами в аутсорсинговые компании.
