Теперь маршрут можно выстроить прямо в сервисе: указать участников, порядок этапов и действие каждого — подписание, согласование или согласование без ЭЦП.
В сервисе Uchet.ЭДО появилась возможность настраивать внутренний процесс согласования документов перед их подписанием. Новая функция позволяет определить участников согласования, последовательность выполнения действий и тип действия для каждого участника, что делает процесс согласования более прозрачным и управляемым.
Тип изменений
- Новый функционал
- Улучшение пользовательского опыта (UX)
Цель изменений
- автоматизация внутренних процессов согласования документов клиентами;
- настройка индивидуального маршрута согласования для каждой организации;
- сокращение времени на согласование документов;
- повышение прозрачности процесса согласования;
- контроль последовательности выполнения действий сотрудниками.
Что изменилось
1. Добавлена возможность создавать маршруты согласования
Теперь для документов можно настроить маршрут согласования, определив сотрудников, которые должны принять участие в обработке документа.
Для каждого участника указывается действие, которое он должен выполнить, а также порядок выполнения этапов.
Маршрут можно создать:
- при создании документа;
- на странице просмотра документа.
Также доступно создание маршрута:
- вручную;
- на основе заранее подготовленного шаблона.
Важно: функция доступна только для документов типов «Договор» и «Произвольный документ».
2. Реализованы различные типы действий участников
Для каждого участника маршрута можно выбрать один из трех типов действий:
- Подписание — выполняется с использованием ЭЦП и является юридически значимой подписью документа.
- Согласование — выполняется с использованием ЭЦП и подтверждает факт согласования, но не является подписью документа.
- Согласование без подписи — не требует использования ЭЦП и выполняется нажатием кнопки «Согласовать».
Кроме назначенного действия, каждый участник может отклонить свой этап согласования, указав причину отклонения.
В этом случае:
- выполнение маршрута немедленно прекращается;
- переход к следующим этапам не выполняется;
- документ получает статус «Отклонен на согласовании».
3. Добавлена поддержка последовательного и параллельного согласования
При настройке маршрута можно определить способ выполнения этапов:
- Последовательно — каждый следующий участник сможет выполнить действие только после завершения предыдущего этапа.
- Параллельно — несколько участников могут выполнять действия одновременно. Следующий этап станет доступен только после завершения всех действий текущего этапа.
Это позволяет гибко адаптировать маршрут согласования под внутренние бизнес-процессы организации.
4. Реализована поддержка шаблонов маршрутов согласования
Для часто используемых сценариев согласования можно создавать шаблоны маршрутов.
Шаблоны доступны в разделе:
Профиль → Маршруты согласования
Шаблон позволяет заранее сохранить:
- участников;
- последовательность выполнения;
- параллельные и последовательные этапы;
- тип действия каждого участника.
При создании документа шаблон можно выбрать и при необходимости скорректировать.
5. Добавлен отдельный блок «Маршрут согласования» в карточке документа
В карточке документа появился новый блок, в котором отображается информация о маршруте согласования.
В нем можно просмотреть:
- участников маршрута;
- назначенные действия;
- последовательность выполнения;
- текущие статусы этапов;
- дату и время выполнения каждого действия.
Это позволяет в любой момент отслеживать ход согласования документа.
6. Обеспечена конфиденциальность маршрутов согласования
Маршрут согласования является внутренним процессом организации.
Каждая сторона документооборота видит только собственный маршрут согласования.
Контрагент не имеет доступа к информации о маршруте другой стороны и не может просматривать:
- участников маршрута;
- последовательность согласования;
- назначенные действия;
- статусы выполнения этапов.
7. Добавлена поддержка работы с ролевой моделью
Если в организации используется ролевой режим, выполнять действия в маршруте согласования смогут только пользователи, которым предоставлены соответствующие права.
Для выполнения этапов пользователь должен иметь доступ к созданию или подписанию документа в соответствии с назначенным действием.
8. Реализована возможность повторного запуска маршрута согласования
Если маршрут был отклонен либо возникла необходимость изменить состав участников (например, сотрудник был исключен из организации или больше не имеет доступа к системе), текущий маршрут можно очистить.
Очистка маршрута:
- удаляет текущий маршрут согласования;
- возвращает документ в статус, который был до запуска маршрута;
- позволяет сформировать и запустить новый маршрут согласования.
Важно!
- Маршрут согласования замещает функционал маршрута визирования для новых документов
- Маршрут согласования доступен только тарифа "Корпоративный"
- Маршрут согласования доступен только для документов типов «Договор» и «Произвольный документ».
- В одном маршруте может быть до 10 участников.
- Один маршрут может содержать не более 5 подписаний.
- Один сертификат ЭЦП может использоваться для подписания только один раз в рамках одного маршрута.
- Документ считается подписанным стороной только после выполнения всех действий маршрута согласования.
- При отклонении любого этапа маршрут прекращается, а документ получает статус «Отклонен на согласовании».
- Каждая организация видит только собственный маршрут согласования, без доступа к маршруту контрагента.
- Если один из участников больше не может выполнить свое действие, необходимо очистить текущий маршрут, скорректировать его состав и запустить согласование повторно.
Дополнительные изменения
Помимо реализации функционала «Маршрут согласования», в рамках данного обновления был выполнен ряд доработок, направленных на повышение удобства работы с сервисом Uchet.ЭДО.
Обновлена структура архива документов
Проведена переработка структуры страницы архива документов. Изменения направлены на повышение удобства навигации, улучшение восприятия информации и ускорение поиска необходимых документов.
Доработана печатная форма PDF-документов
Обновлена печатная форма документов, экспортируемых в формат PDF.
Обновлен дизайн карточки документа
Карточка документа получила обновленный интерфейс с более удобным расположением информации и элементов управления.
Добавлена возможность сохранения документа без подписания
При создании документа появилась возможность сохранить его без запуска процесса подписания.
Это позволяет:
- подготовить документ заранее;
- сохранить его как черновик для последующего подписания;
- вернуться к документу позже и запустить процесс подписания или согласования в удобное время.
Сохранена совместимость с ранее созданными маршрутами визирования
Для обеспечения непрерывности работы пользователей сохранена поддержка документов, созданных с использованием ранее реализованного функционала маршрутов визирования.
Все ранее созданные документы продолжают корректно отображаться и доступны для просмотра без необходимости дополнительных действий со стороны пользователей.
Выполнена миграция шаблонов визирования
В рамках обновления выполнена автоматическая миграция существующих шаблонов визирования в шаблоны маршрутов согласования.
Это позволило сохранить ранее настроенные бизнес-процессы и обеспечить плавный переход на новый функционал без необходимости повторного создания шаблонов.
Пользователи могут продолжить работу с уже существующими шаблонами, используя их в новом механизме маршрутов согласования.
____________________________________________________________________
Все перечисленные изменения являются частью одного обновления Uchet.ЭДО и направлены на повышение удобства работы пользователей, автоматизацию внутренних процессов и улучшение пользовательского опыта при работе с документами.
Просим ознакомиться с новым функционалом и поделиться обратной связью по удобству использования и предложениям по дальнейшему развитию функциональности.